はじめてKirokuを利用する方へ

Kirokuをはじめて利用する方、これから利用しようと考えている方へKirokuで時間登録するまでの初期の手順方法を案内します。手順は全部で5つ!どれも簡単に設定や登録が可能となっています。

STEP1 アカウント追加しよう。

初めに「Kiroku」を利用するユーザの登録をしていきましょう。 アカウントはKirokuを利用するすべての人に作成してください。

■作成方法:

 Kirokuにログイン後、左メニューの「システム設定」をクリックして「アカウント作成」をクリックします。 「ユーザ名」「メールアドレス」を設定して「招待」ボタンをクリックすると 設定したメールアドレス宛にメールが送信されますので確認してログインを行ってください。

※権限についてはこちらのページより詳細をご確認ください。

■確認方法

アカウントが追加されたか確認するには、左メニューの「システム設定」>「アカウント一覧」をクリックすると現在登録されているアカウントが確認出来ます。そこに作成したユーザ名で状態が「招待済み」と表記があればOKです。
※招待メールからユーザがアカウント有効化をすれば「招待済み」から「ログイン済み」に変わります。

アカウント追加

STEP2 時間単価の設定とは?

時間単価の設定1

時間単価とは各ユーザ、1時間の経費の事です。(時給のようなもの)
プロジェクトの損益は予算から人件費(時間単価×時間)で集計するため必要な設定となります。必須ではありませんが出来れば登録しておきましょう。

時間単価の設定は「特権ユーザ、システム管理者」のみ設定出来ます。
※設定しないとユーザが何時間働いてもプロジェクトの損益が正しく計算されません。
(正確な損益を確認しない場合は設定不要となります。)

■設定方法:

左メニューの「システム設定」をクリックして「アカウント一覧」クリックします。 該当のユーザの「編集」ボタンをクリックしてユーザ編集画面に変わったら「時間単価等」の メニューをクリックします。「時間単価」に任意の時給単価を入力して「更新」ボタンを押してください。

STEP3 クライアントとは?

クライアントとは、業務の時間を記録する種別を意味します。 取引先の企業の名前であったり普段、行っている業務内容であったり業種によって変わると思います。 例えば、「ABC株式会社」「DEF有限会社」「〇×△不動産」などの会社名であったり 「商品陳列」「在庫確認」「発注業務」などの業務内容をあらかじめ登録が出来ます。
※クライアントは1つ以上は登録が必須となります。

■作成方法:

左メニューの「マスター管理」をクリックしてタスクから「クライアント」をクリックします。 「新規クライアント名…」の部分に任意の名前を入力して「追加」ボタンをクリックして追加が出来ます。 必要な数だけ登録して順番の並び替えも可能となっています。間違ってしまった場合や不要なクライアントが ありましたらゴミ箱マークをクリックして削除することが出来ます。

STEP4 プロジェクトとは?

プロジェクトとは、クライアントで作成した会社であったり業務内容をさらに細分化した項目となります。プロジェクトの大きな特徴は 誰がどれだけ時間が掛かっているか?稼働の集計や運用損益をグラフや数値によって わかりやすく確認することが出来ます。 無駄に時間が掛かっている業務がないかも一目瞭然となります。 ※金額による損益、稼働時間によるユーザ毎のタスク確認などプロジェクトごとに設定が 可能です。

■作成方法:

左メニューの「プロジェクト」をクリックして「プロジェクトの追加」ボタンをクリックします。 STEP2で事前に作成していたクライアント名を選択または新規で追加し、プロジェクト名を任意に設定してください。 「メンバー」はこのプロジェクトに参加するユーザを登録します。(メンバーに登録しないと時間登録が出来ません) ※残りの項目は任意で設定してください。

最後に「登録」ボタンを押して完了となります。

STEP5 時間登録をしてみよう。

時間登録は日々の業務をKirokuへ登録していきます。 ここで記録された時間を基にプロジェクトの稼働時間や損益が集計されるため 毎日忘れずに登録をしていきましょう。

■タスクの追加

タスクとはプロジェクトとは別に用意されている時間を記録する項目です。
プロジェクト作成時からあるタスクとユーザが個別にいつでも追加出来るものがあります。基本的には最初から用意されているタスクを選択して時間登録を行えば問題がないのですが、例外的なものや新たな業務が生まれた場合には個別に作成することも可能となっています。自分が担当するプロジェクトのタスクを登録しましょう。

左メニューの「時間登録」をクリックします。
画面左下の「タスク」をクリックして「プロジェクト」と「タスク」を選択または任意で作成して登録します。

■時間の登録方法:

表示は日別、週別の2種類ありますのでお好みの表示が可能です。 これから業務を行うプロジェクトのタスクの「記録」ボタンを押すと記録が開始されます。 業務が終了したら「停止」ボタンを押すと記録が停止し、合計時間に加算されます。
※記録ボタンを押し忘れた場合は入力エリアに直接時間を入力することも出来ます。

タスクごとに同様の作業を行うことで日々どのタスクにどのくらい時間が掛かっているかが、わかるようになります。毎日忘れずに記録を付けていきましょう。

最後に

日々、時間登録を行ってから再度プロジェクトを確認してください。
稼働時間や損益状況がわかりやすく表示されたかと思います。ここで、

  • どこに時間が掛かっているのか?
  • どこが効率良くてどこが悪いのか?
  • 先月や前年度と比較

など他にもチェックする出来ることは様々です。是非、業務改善のきっかけにご利用ください。